Entreprise & Carrières 25 mars 2003

Informatique RH

Gestion administrative de la formation: Les intranets entrent en scène

Certaines entreprises commencent à utiliser les logiciels de gestion administrative de la formation sous leur forme intranet. Mais avant de choisir une telle option, encore faut-il se décider entre un outil informatique dédié et le module formation d’un progiciel de gestion intégré.

Selon Philippe Joffre, directeur général de Génération formation, une filiale d’Accor Services, nous serions passés au troisième âge de la gestion administrative de la formation. “Après un suivi à la main, puis une utilisation des tableurs Excel, nous voici dans l’ère des logiciels informatiques”, résume-t-il. En matière d’outils informatiques, la dernière grande nouveauté concerne le développement des intranets proposés par les principaux éditeurs.

“L’intranet formation suscite de l’intérêt et beaucoup de questionnements au sein des entreprises, témoigne Jean-Christophe Cicile, responsable marketing d’Inser, éditeur spécialisé dans la formation et la gestion des compétences. Nous avons, aujourd’hui, une trentaine de clients utilisateur de cette version, notamment dans le secteur public. Mais la mise en place d’un tel outil est relativement longue.

Le processus de décision implique, outre le responsable formation, la DRH et la direction générale. Le projet concerne, par ailleurs, l’ensemble des managers et des salariés.” C’est un véritable choix politique dans l’entreprise que de mettre en ligne un catalogue ou un processus de demande d’inscription accessible aux responsables locaux de la formation, voire aux salariés.


Chasse aux coûts

Toutes les entreprises ne possèdent pas d’intranet ou d’outil informatique dédié à la gestion des plans de formation. Et l’utilisation des tableaux Excel perdure dans nombre de direction RH. Pourtant, à l’heure de la chasse aux coûts, un responsable formation a tout intérêt à présenter des tableaux de bord précis de ses réalisations. Les simulations budgétaires, plus ou moins développées dans les outils informatiques, l’aideront à définir les axes principaux de formation. Les fonctions de suivi du plan de formation lui permettront de garder un œil attentif sur le respect du budget et d’opérer d’éventuels réajustements. Et les fonctions de bilan faciliteront la consolidation des dépenses, voire la déclaration 24-83.


Définition des besoins

Avant de se doter d’un outil, il s’agit de définir ses besoins de manière précise. « Les outils informatiques sont de plus en plus sophistiqués, commente Philippe Joffre. Mais il ne sert à rien de choisir des applications surdimensionnées dont on utilisera seulement une petite partie. Et attention au cahier des charges ! » (Voir encadré.)

L’alternative principale pour l’entreprise se pose en termes d’outils dédiés ou non à la gestion administrative de la formation. Des éditeurs informatiques se sont spécialisés dans la réalisation de logiciels uniquement destinés à l’élaboration d’un plan de formation, à sa mise en œuvre et son bilan. Dans cette famille, les solutions d’Inser [...] s’adressent aux entreprises des secteurs privé et public, à partir de plusieurs centaines de salariés jusqu’à plusieurs dizaines de milliers. [...] Il existe, par ailleurs, des solutions consacrées à des secteurs d’activité particuliers, comme celui de la santé.


Simulations budgétaires

Les fonctions offres par ces outils couvrent l’ensemble de la gestion administrative de la formation et offrent un vaste champ de simulations budgétaires, de créations de tableaux de bord, d’historiques de formations. Une palette de possibilités pour contenter le plus exigeant des responsables formation, à conditions, bien entendu, qu’il ait le temps de se pencher su toutes les subtilités proposées par le logiciel et de les utiliser. Ces fonctions sont plus ou moins développées suivant le coût du produit, sachant qu’en la matière, le facteur multiplicateur peut être de six (entre 5000 et 30000 euros). Parmi les points forts de ce types d’outils figure la déclaration fiscale. Une entreprise peut, en effet, éditer un déclaration 24-83 agréée par le ministère de l’Economie et des Finances, alors que les progiciels de gestion de intégrés de ressources humaines s’arrêtent, en général, aux états préparatoires de la déclaration.
[...]

Pour bien choisir son outil informatique « Réalisez un premier cadrage par rapport à ce qu’il est raisonnable d’envisager et tirez un trait sur les rêves inaccessibles, conseille Pascal Nicaud, consultant système d’information ressources humaines à Cegos. En revanche, optez pour une solution suffisamment souple pour s’adapter à l’évolution de vos priorités. » Selon ce consultant, il n’existe pas de logiciel informatique parfait. Tout dépend de la stratégie de l’entreprise en manière de formation. S’agit-il d’un axe jugé essentiel, ou la formation est-elle limitée au respect de l’obligation l’égale de dépenses ? Dans le premier cas, le catalogue des stages renverra, par exemple, au référentiel de compétences de l’entreprise. le responsable formation doit, par ailleurs, bien établir ses besoins pour être sûr que l’outil y réponde. Le logiciel gère-t-il des cursus et des plans de formation pluriannuels ? Est-il dans une logique de décentralisation ? Est-il prévu pour des évaluations de sessions complètes ?