Comment bien choisir un logiciel formation

Un grand nombre de sociétés, d'établissements publics et de collectivités gèrent la formation professionnelle de leur personnel via des outils bureautiques, des solutions internes ou des logiciels spécialisés. La qualité de la gestion et du suivi de la formation du personnel est un élément clé de votre établissement, notamment au niveau du développement des compétences individuelles. La nécessité de former les collaborateurs n'est plus à démontrer. Les prévisions des formations, le suivi des actions de formations (notamment obligatoires), l'optimisation des budgets formation... sont en revanche largement facilités avec l'utilisation d'un logiciel formation dédié...

La première étape impérative concerne la définition de vos besoins fonctionnels, techniques & organisationnels. Cette étape fondamentale permet de recenser précisément les fonctionnalités attendues par votre service formation. Dans le cadre de la formalisation, il est important de rédiger un cahier des charges ou à minima une expression de vos besoins, même si très synthétique.

Définition des prérequis techniques

Le premier point à valider avec votre équipe technique concerne le type de mise en oeuvre souhaité: logiciel formation en mode ON PREMISE ou en mode SAAS.

Dans le cadre du mode ON PREMISE, le logiciel formation est acheté et installé au sein de votre infrastructure informatique. L'administration du serveur, de la base de données, l'installation des mises à jour, les sauvegardes... seront gérées par vos techniciens. Ce mode nécessite une disponibilité de votre DSI et des compétences liées à la gestion du serveur et de la base de données. Le mode on premise nécessite par ailleurs le règlement annuel d'une "maintenance", permettant d'accéder à l'ensemble des services proposés par l'éditeur (hotline, télémaintenance, mises à jour...). Le logiciel doit être adapté à vos choix techniques internes, notamment :

- Serveur (Ex: virtualisation)
- Système d'exploitation
- Base de données
- Connexions SSO, LDAP...
- Messagerie
- Sécurité (https...)
- Outils bureautiques...

Dans le cadre du mode SAAS, l'établissement s'affranchit de toutes les contraintes techniques et d'administration. Le logiciel est proposé en mode locatif mensuel et l'éditeur gère l'hébergement de la solution, ainsi que l'ensemble des paramètres techniques, paramétrages fonctionnels, mises à jour, sauvegardes... Le coût locatif est totalement transparent car il intègre à la fois le loyer de la licence, mais aussi tous les services associés (Maintenance). La réversibilité permet de plus à l'établissement de récupérer ses données, à tout moment et notamment en fin de contrat SAAS.

Actuellement, plus de 90% des projets identifiés sont réalisés en mode SAAS à la demande de nos clients. L'investissement financier est progressif et lissé dans le temps. Il évite les contraintes techniques éventuelles internes, la mobilisation de l'équipe technique, la gestion des mises à jour (techniques, fonctionnelles, législatives, sécurité)... Selon de nombreuses études, le SAAS apporte une garantie de sécurité très souvent bien supérieure à l'implémentation ON PREMISE d'une solution de gestion.

A noter qu'il est conseillé de sélectionner une solution 100% en mode web, sans aucune installation requise sur les postes clients, afin de simplifier l'administration et la gestion des mises à jour.

Définition des prérequis fonctionnels

Tous les logiciels de gestion de la formation se ressemblent... mais ils ne présentent pas tous la même couverture fonctionnelle, la même souplesse de paramétrage, ni la même simplicité d'utilisation au quotidien. En fonction de votre organisation et de vos souhaits de décentralisation, il est important de formaliser le détail des fonctionnalités attendues, notamment :

- Interfaces requises (Import données collaborateurs, LMS, CNFPT...)
- Reprises de données éventuelles (Historiques, habilitations, stages, organismes...)
- Référentiels à gérer (stages, organismes, formateurs...)
- Plan de formation prévisionnel (workflow décentralisé, alertes emails...)
- Arbitrage du plan de formation (priorités, budgets...)
- Gestion des coûts de formation (pédagogique, transport, hébergement...)
- Organisation des sessions de formation (planning, convocation, évaluation, présence, attestation...)
- Edition des courriers paramétrables (courriels, impressions)
- Editions standards (reporting)
- Prise en compte des éléments législatifs (CPF, habilitations, prises en charge...)
- Gestion autonome des profils utilisateurs, restrictions d'accès...

L'organisation de votre structure a aussi son importance: souhaitez-vous gérer plusieurs entités ? Des restrictions d'accès aux populations sont-elles nécessaires ? Des workflows de validation doivent-il être mis en place ? Autant de critères prépondérants qu'il faut parfaitement anticiper dans le cadre du choix d'un logiciel de gestion de la formation adapté à vos besoins.

Accompagnement et mise en oeuvre

Choisir un logiciel c'est aussi (et surtout) sélectionner un éditeur qui va vous accompagner lors de la mise en oeuvre. L'accompagnement proposé par l'éditeur et l'expérience des intervenants sont fondamentaux. Il s'agit de critères qualitatifs qui garantissent en grande partie la réussite du projet, le respect du planning de mise en oeuvre et l'adhésion des futurs utilisateurs à l'outil RH. Au cours de l'implémentation du logiciel formation, il est important de prévoir à minima les prestations suivantes :

- Définition des spécifications fonctionnelles & techniques (Ateliers)
- Validation forfaitaire des interfaces entrantes et sortantes
- Validation forfaitaire des reprises de données requises
- Formation des futurs utilisateurs du logiciel formation (Admin/Gestionnaires RH et selon vos besoins d'autres populations: Managers...)
- Accompagnement au paramétrage
- Accompagnement au démarrage
- Accompagnement à la recette
- Réunions projet (Comités de pilotage et projet)
- Accompagnement projet global du démarrage jusqu'à la mise en production

Le calendrier de mise en oeuvre doit être bien précisé, notamment au regard de vos échéances, par exemple la période de recensement des besoins de formation, la période de mise en oeuvre du plan de formation. Il est aussi important de prendre en considération le temps nécessaire pour bien prendre en main le logiciel formation, communiquer en interne sur les bénéfices de l'outil pour les "clients internes" tout en prévoyant l'information ou la formation des utilisateurs en mode déconcentré (Managers, collaborateurs...).

INSER bénéficie d'une expérience de plus de 30 ans dans la mise en oeuvre de ses logiciels de Gestion de la Formation, dont les fonctionnalités sont adaptées aux différents secteurs (Privé, Public, Collectivité, Santé). Les équipes internes disposent également d'une forte expérience des appels d'offres, des projets parfois complexes à mettre en oeuvre. Autant de points auxquels sont sensibles nos clients, très souvent à la recherche d'un véritable partenaire qui va les accompagner pendant de nombreuses années.