Logiciel Gestion Electronique de Documents

Au fil des années, les attentes fonctionnelles des utilisateurs RH ont évolué. Les différents profils utilisateurs (Admin, RH, Managers, Collaborateurs…) souhaitaient en effet un stockage « automatisé » de tous les documents générés via les modules INSER RH (Courriels, programmes, entretiens, fiches métiers, postes…) et surtout une fonction permettant via un écran unique de rechercher facilement et rapidement certains documents.

Le module GED RH s’est imposé comme nouveau module au sein de la gamme des logiciels INSER RH, afin d’optimiser les process et la gestion des documents associés. Le module GED RH est intégré aux logiciels INSER Rh et fonctionne sur la même base de données et le même programme logiciel. Logique de l’ergonomie, simplicité d’utilisation sont ses atouts.

• - Gérer en « centralisé » tous les documents produits par les logiciels INSER RH
• - Gérer l’ajout de documents RH (Diplôme, CV…) hors périmètre des solutions INSER, dans une logique de concentration des ressources RH
• - Gérer le cas échéant d’autres documents hors périmètre RH, dans le cas d’un accès au module GED à des utilisateurs non concernés directement par les RH
  - Le logiciel GED gère en standard l’arborescence des documents, les mots clés associés et surtout les restrictions d’accès par population gérée
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  Les principales fonctions du logiciel GED :

• • - Déposer manuellement un document: chaque document est déposé dans la GED RH avec ses propres règles de confidentialité permettant ainsi de gérer des autorisations d’accès selon les profils utilisateurs. Le dépôt d’un document se fait très simplement à l’aide de la fonctionnalité « Cliquer-Déposer ». Lors du dépôt d’un document, il est possible de renseigner différentes informations, permettant de faciliter la recherche ultérieure de documents.
  • - Déposer un document lors de sa numérisation: via le paramétrage d'une adresse email dédiée à la GED, le module GED RH pourra automatiquement récupérer les pièces jointes de chacun des emails réceptionnés (PDF, Word, Excel, Image…) et ainsi les stocker directement dans l'espace GED RH.
  • - Interaction avec les logiciels INSER RH: un des atouts les plus important du module GED est sans aucun doute son interaction native avec les logiciels INSER RH. Que vous utilisiez au quotidien le logiciel Formation, Compétences, Entretiens et/ou Recrutement INSER, le module GED RH se charge automatiquement du stockage des courriels et documents générés par les logiciels.
  • - Rechercher un document: la recherche de documents est facilitée par les filtres proposés en standard dans la fenêtre qui affiche les documents stockés. Vous disposez ainsi de multiples possibilités pour retrouver vos documents, notamment : recherche par mots-clés, recherche contextuelle simple ou étendue, recherche par période, recherche par catégorie de document...
  • - Envoi de documents par courriel: vous avez la possibilité de sélectionner un ou plusieurs documents, puis de les envoyer par courriel à une ou plusieurs personnes, directement depuis l’interface de la solution. Les courriels envoyés contiennent un lien URL direct vers le document de la GED RH, ce qui renforce la protection de votre document.
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