Infocom94 - décembre 2002
DossierLa gestion de la formation et l'apport du logiciel Inser Formation
Dans les communes adhérant à Infocom94, la mise en place d’un progiciel de gestion de la formation viendra bientôt compléter la panoplie des responsables des ressources humaine : outre la présentation de ce produit, nous avons souhaité recueillir leurs principales orientations en matière de formation.
Formation initiale, continue, personnelle, inscriptions en classe préparatoires, aux examens et aux concours : La gestion de la formation des agents est loin d’être une science exacte. Lorsqu’elle s’effectue manuellement, le ballet des tableaux à orchestrer peut vite devenir étourdissant. Avant que le Plan de Formation (lorsqu’il en existe un) ne prenne sa tournure définitive, il faut à plusieurs reprises revoir les plannings, la gestion des absences, les dates d’évaluation possible et nombres d’autres formalités utiles sinon obligatoires.
Informatiser toutes ces étapes est la principale vocation du logiciel choisi par Infocom94.
Spécialisé dans l’édition de logiciels de gestion de la formation, Inser formation est un partenaire privilégié des collectivités territoriales, et notamment des responsables des Ressources humaines et de la Formation. Lors des journées de formation organisées par Infocom94 courant novembre, les futurs utilisateurs ont pu découvrir les spécificités du nouvel outil. Le produit informatique fonctionne sous environnement Windows sur PC des Communes et les Ordinateurs d’Infocom94 pour toutes les données de formation du personnel communal.
Infocom94 : Transfert et mise à jour des données
Dans un premier temps, toutes les informations concernant la fonction, le grade, la catégorie et le service des agents seront récupérées des données d’Infocom94 à partir de son application de Gestion du Personnel. Une fois ces paramètres rentrés, le croisement des données permet d’obtenir plusieurs types d’états (par service, par organisme de formation etc.) et de calculer les budgets correspondants.
Chaque état peut générer un mailing : ainsi, on peut facilement informer tel groupe d’agents sur l’existence d’un complément de formation, annoncer à tel autre le report ou l’annulation d’un stage, relancer les organismes de formation pour obtenir la liste de leurs prestations, etc.
Les simulations budgétaires sont aisées, et le suivi possible en temps réel. Enfin, le bilan social exigible une année sur deux s’édite automatiquement.
Une centaine d’états - type sont d’ores et déjà créés sur la base, et c’est Infocom94 qui élaborera les nouveaux états.
Formation : Le bon plan
Pour élaborer un Plan de Formation et prévoir l’enveloppe budgétaire correspondant, il faut avant tout lister les besoins. Il existe quatre modes de recensement : par agent, par groupe d’agents, par type de formation et par filière.
Le recensement par agent permet d’affecter une ou plusieurs formations à chaque agent pour l’année en cours (et pour les années suivantes la collectivité a opté pour un plan de formation pluriannuel).
Le recensement par groupes d’agents permet d’imputer une formation à un groupe de personnes précédemment constitué, l’information étant automatiquement affectée à chaque membre de ce groupe.
Le recensement par type de formation permet de connaître l’ensemble des intitulés des formations, et qui les a demandées.
Le recensement par cursus est réservé aux agents désireux de préparer un concours, qui devront pour ce faire enchaîner plusieurs stages. Sur le logiciel, la sélection du cursus génère l’inscription automatique à tous les stages que les agents devront effectuer.
Lorsque tous les besoins sont enregistrés, il est possible d’imprimer le Plan de formation sous la forme d’un des 90 tableaux préexistant. A ce stade, le gain de temps est déjà quantifiable.
Vers des actions optimisées
La saisie des agents est simplifiée tout particulièrement grâce aux différents échanges de données des ordinateurs d’Infocom94 (gestion du personnel. Il faut déterminer le type et les dates de stage, l’organisme chargé de la formation ou le formateur - maison du stage puis choisir les agents qui vont en bénéficier : par défaut, il est proposé ceux prévus dans le Plan de formation, mais la liste peut être modifiée à tout moment.
Le rétro - planning, qui permet de lister la chronologie des événements propres à chaque session de formation, est doté d’un menu salles (pour la réservation du lieu) et Animateurs (pour le choix du formateur) et enfin d’une fonction Coût (pour une évaluation financière du matériel).
On calcule rapidement le prix de revient de chaque formation, les dépenses consenties, les différentiels budgétaires, sans oublier le taux de participation des agents.
Un monument de convivialité
Le recueil des besoins peut être centralisé à la DRH ou d’un accès plus large. Un autre module permet de diffuser un certain nombre d’informations en intra : les utilisateurs pourront soit se connecter d’une simple consultation soit combiner consultation et saisie d’informations ; Grâce à cet outil, les responsables de la Formation devraient rapidement voir leur charge de travail s’alléger. Le gain de temps permettra un suivi relationnel, tellement important dans ce domaine.
