1. Fonctionnalités attendues d’un logiciel de formation
Les principaux critères d’un logiciel de gestion de la formation du personnel sont assez communs. Les établissements attendent au minimum des fonctions pour gérer les référentiels de formation (stages, organismes, etc.). Ils attendent aussi la gestion des plans de formation prévisionnels. Les équipes suivent les sessions de formation, qu’elles soient prévues ou réalisées. Ils utilisent également des outils de reporting et d’analyse associés. Ces fonctions restent communes aux logiciels RH du marché. Cependant, les solutions présentent de réelles différences.
Sur le papier, les logiciels de formation proposent des fonctions similaires. Des démonstrations détaillées permettent de faire la différence. Une présentation fonctionnelle, parfois basée sur des cas concrets, aide à visualiser les écrans et les fonctions. Si vous recherchez une solution de gestion de la formation, il est important de prendre en compte les éléments suivants dans votre étude :
2. Éléments clés à analyser dans votre étude
- Éditeur : il doit avoir une expérience importante des projets, des services de maintenance de qualité et des intervenants maitrisant la législation de la formation professionnelle.
- Technique : selon vos pré requis technique, la solution doit être proposée en mode saas ou on premise
- Technologie : la solution doit s’appuyer sur des standards du marché (conformité et évolutions) au niveau des bases de données, serveurs, systèmes d’exploitation…
- Intégration : la solution doit disposer en standard d’API, webservices pour les échanges avec vos autres applications (import données personnel, absences, SSO, LDAP…)
- Fonctions : outre les fonctions classiques, le logiciel doit intégrer des fonctions abouties, par exemple au niveau de la gestion des habilitations, des alertes, recyclages, calendriers, modèles de documents…
- Paramétrage : le logiciel doit être souple et offrir des possibilités de paramétrage en autonomie, notamment: modèles de courriers/courriels, workflows, ergonomie visuelle, visuels différents selon les profils utilisateurs, droits d’accès, états d’analyse prêts à l’emploi…
- Ergonomie : la logique de fonctionnement, l’enchainement des écrans, la simplicité d’utilisation… sont des critères fondamentaux pour garantir le succès de la mise en œuvre
- Services de mise en œuvre : pendant la phase d’implémentation, l’éditeur propose des services et un accompagnement réel. Ces services incluent des ateliers de spécification. Ils couvrent aussi la validation des interfaces. Les équipes assurent les reprises de données. Les consultants forment les utilisateurs. Ils accompagnent le démarrage. Ils fournissent également des manuels utilisateurs.
- Services maintenance : pendant la phase de démarrage et mise en production, des services d’assistance doivent être proposés, notamment: hotline directe, outil ticketing, télémaintenance, Mises à jour régulières…
Il serait possible de citer de nombreux autres points à prendre en compte. Cependant, les critères évoqués ci-avant restent essentiels. Ils guident le choix d’un éditeur et d’un logiciel de gestion de la formation.
Fort de ses 30 ans d’expérience, INSER accompagne les établissements dans le paramétrage et la mise en œuvre d’un outil de gestion de la formation. La société propose également des versions spécifiques selon les secteurs : privé, collectivité et public. Elle intègre en standard des fonctions adaptées à la législation en vigueur.