De nombreuses sociétés, établissements publics et collectivités gèrent la formation professionnelle de leur personnel. Elles utilisent des outils bureautiques, des solutions internes ou des logiciels spécialisés. La gestion et le suivi de la formation représentent un enjeu clé pour chaque établissement. Ils contribuent au développement des compétences individuelles. La formation des collaborateurs reste indispensable. Un logiciel de formation dédié facilite les prévisions des formations. Il simplifie aussi le suivi des actions de formation, notamment celles obligatoires et aide enfin à optimiser les budgets formation.
La première étape impérative concerne la définition de vos besoins fonctionnels, techniques & organisationnels. Cette étape fondamentale permet de recenser précisément les fonctionnalités attendues par votre service formation. Dans le cadre de la formalisation, il est important de rédiger un cahier des charges ou à minima une expression de vos besoins, même si très synthétique.
Définition des prérequis techniques
Le premier point à valider avec votre équipe technique concerne le type de mise en oeuvre souhaité: logiciel formation en mode ON PREMISE ou en mode SAAS.
Dans le cadre du mode ON PREMISE, le logiciel formation est acheté et installé au sein de votre infrastructure informatique. L’administration du serveur, de la base de données, l’installation des mises à jour, les sauvegardes… seront gérées par vos techniciens. Ce mode nécessite la disponibilité de votre DSI. Il demande aussi des compétences en gestion de serveur et de base de données. Le mode on premise implique également le règlement annuel d’une maintenance. Elle donne accès aux services de l’éditeur, comme la hotline, la télémaintenance et les mises à jour. Le logiciel doit s’adapter à vos choix techniques internes, notamment :
– Serveur (Ex: virtualisation)
– Système d’exploitation
– Base de données
– Connexions SSO, LDAP…
– Messagerie
– Sécurité (https…)
– Outils bureautiques…
Dans le cadre du mode SAAS, l’établissement s’affranchit de toutes les contraintes techniques et d’administration. Le logiciel fonctionne en mode locatif mensuel. L’éditeur assure l’hébergement de la solution. Il gère aussi les paramètres techniques, les paramétrages fonctionnels, les mises à jour et les sauvegardes. Le coût locatif reste transparent. Il inclut le loyer de la licence et l’ensemble des services associés, dont la maintenance. La réversibilité permet à l’établissement de récupérer ses données à tout moment, notamment à la fin du contrat SaaS.
Actuellement, plus de 90% des projets identifiés sont réalisés en mode SAAS à la demande de nos clients. L’investissement financier est progressif et lissé dans le temps. Il évite les contraintes techniques éventuelles internes, la mobilisation de l’équipe technique, la gestion des mises à jour (techniques, fonctionnelles, législatives, sécurité)… Selon de nombreuses études, le SAAS apporte une garantie de sécurité très souvent bien supérieure à l’implémentation ON PREMISE d’une solution de gestion.
A noter qu’il est conseillé de sélectionner une solution 100% en mode web, sans aucune installation requise sur les postes clients, afin de simplifier l’administration et la gestion des mises à jour.
Définition des prérequis fonctionnels
Tous les logiciels de gestion de la formation se ressemblent.
Cependant, ils ne proposent pas tous la même couverture fonctionnelle. Ils n’offrent pas non plus la même souplesse de paramétrage ni la même simplicité d’utilisation au quotidien. Selon votre organisation et votre niveau de décentralisation, il est important de définir précisément les fonctionnalités attendues, notamment :
– Interfaces requises (Import données collaborateurs, LMS, CNFPT…)
– Reprises de données éventuelles (Historiques, habilitations, stages, organismes…)
– Référentiels à gérer (stages, organismes, formateurs…)
– Plan de formation prévisionnel (workflow décentralisé, alertes emails…)
– Arbitrage du plan de formation (priorités, budgets…)
– Gestion des coûts de formation (pédagogique, transport, hébergement…)
– Organisation des sessions de formation (planning, convocation, évaluation, présence, attestation…)
– Edition des courriers paramétrables (courriels, impressions)
– Editions standards (reporting)
– Prise en compte des éléments législatifs (CPF, habilitations, prises en charge…)
– Gestion autonome des profils utilisateurs, restrictions d’accès…
L’organisation de votre structure a aussi son importance: souhaitez-vous gérer plusieurs entités ? Des restrictions d’accès aux populations sont-elles nécessaires ? Des workflows de validation doivent-il être mis en place ? Autant de critères prépondérants qu’il faut parfaitement anticiper dans le cadre du choix d’un logiciel de gestion de la formation adapté à vos besoins.
Accompagnement et mise en oeuvre
Choisir un logiciel c’est aussi (et surtout) sélectionner un éditeur qui va vous accompagner lors de la mise en oeuvre. L’accompagnement proposé par l’éditeur et l’expérience des intervenants sont fondamentaux. Il s’agit de critères qualitatifs qui garantissent en grande partie la réussite du projet, le respect du planning de mise en oeuvre et l’adhésion des futurs utilisateurs à l’outil RH. Au cours de l’implémentation du logiciel formation, il est important de prévoir à minima les prestations suivantes :
– Définition des spécifications fonctionnelles & techniques (Ateliers)
– Validation forfaitaire des interfaces entrantes et sortantes
– Validation forfaitaire des reprises de données requises
– Formation des futurs utilisateurs du logiciel formation (Admin/Gestionnaires RH et selon vos besoins d’autres populations: Managers…)
– Accompagnement au paramétrage
– Accompagnement au démarrage
– Accompagnement à la recette
– Réunions projet (Comités de pilotage et projet)
– Accompagnement projet global du démarrage jusqu’à la mise en production
Le calendrier de mise en œuvre doit être précisé avec soin, en fonction de vos échéances. La solution doit intégrer la période de recensement des besoins de formation. Il doit aussi inclure la mise en œuvre du plan de formation. Il faut également prévoir le temps nécessaire pour prendre en main le logiciel de formation. La communication interne sur les bénéfices de l’outil joue un rôle important. Elle s’adresse aux « clients internes ». Enfin, il convient de planifier l’information et la formation des utilisateurs en mode déconcentré, comme les managers et les collaborateurs.
INSER bénéficie d’une expérience de plus de 30 ans dans la mise en oeuvre de ses logiciels de Gestion de la Formation, logiciel entretiens, GEPP, recrutement, dont les fonctionnalités sont adaptées aux différents secteurs (Privé, Public, Collectivité, Santé). Les équipes internes disposent également d’une forte expérience des appels d’offres, des projets parfois complexes à mettre en oeuvre. Autant de points auxquels sont sensibles nos clients, très souvent à la recherche d’un véritable partenaire qui va les accompagner pendant de nombreuses années.