Les fonctions clés d’un logiciel de gestion du recrutement doivent être précisément définies selon vos process, lors de l’étude des solutions ATS du marché. Dans un contexte de concurrence accrue sur le marché de l’emploi, les entreprises, collectivités et établissements publics doivent attirer, sélectionner et recruter les meilleurs talents de manière efficace et structurée. Un logiciel de gestion du recrutement, également appelé ATS (Applicant Tracking System), joue un rôle central dans cette démarche. Il permet d’optimiser l’ensemble du processus de recrutement en automatisant les tâches, en améliorant la communication et en offrant une meilleure visibilité sur les entretiens et les candidatures.
Création et diffusion des offres avec un logiciel recrutement
La création et la diffusion des offres d’emploi constituent la première fonction essentielle d’un logiciel de recrutement. Grâce à cet outil, les recruteurs peuvent rédiger des annonces attractives, les personnaliser selon le poste et les publier simultanément sur plusieurs supports tels que le site carrière de l’établissement, les jobboards et les réseaux sociaux professionnels. Cette diffusion multicanale accroît la visibilité des offres d’emploi et permet de toucher un plus grand nombre de candidats qualifiés.
Gestion des candidatures avec un ATS recrutement
La gestion centralisée des candidatures est au cœur du fonctionnement d’un logiciel de recrutement. Toutes les candidatures, qu’elles proviennent de différentes plateformes ou de candidatures spontanées, sont regroupées dans une base de données unique. Cette centralisation facilite le tri, la recherche et l’archivage des profils, tout en garantissant la confidentialité des données. Elle permet également de constituer un vivier de talents réutilisable pour de futurs recrutements.
Sélection des candidats via un logiciel de recrutement
L’automatisation du processus de sélection représente un avantage majeur. Le logiciel peut effectuer un premier tri des CV en fonction de critères définis à l’avance (compétences, expérience, mots-clés), ce qui permet de gagner un temps considérable. Il peut aussi automatiser l’envoi de réponses aux candidats, la planification des entretiens et la gestion des convocations, améliorant ainsi l’expérience candidat et l’image de l’établissement.
Evaluation des compétences candidats via la solution de recrutement
L’évaluation des compétences et le suivi des entretiens sont également facilités par le logiciel recrutement. Les recruteurs et les managers peuvent utiliser des grilles d’évaluation, attribuer des notes, ajouter des commentaires et comparer les profils de manière objective. Cette approche structurée favorise une prise de décision plus équitable et réduit les risques de biais subjectifs dans le recrutement.
Portail recrutement participatif avec les collaborateurs
La collaboration entre les différents acteurs du recrutement est renforcée grâce aux fonctionnalités de partage d’informations. Le logiciel permet aux équipes RH, aux managers opérationnels et à la direction de travailler ensemble sur une même plateforme. Chacun peut suivre l’avancement des recrutements, donner son avis et valider les étapes clés, ce qui fluidifie la communication et accélère le processus de décision.
Simplifier les échanges avec les candidats via les fonctions du logiciel de recrutement
La gestion de la relation candidat constitue une autre fonction importante. Le logiciel de recrutement permet de maintenir un contact régulier avec les candidats tout au long du processus, grâce à des messages personnalisés et des notifications automatiques. Une communication claire et transparente contribue à améliorer l’expérience candidat et à renforcer la marque employeur de l’entreprise.
Fonctions logiciel recrutement de suivi et de reporting
Enfin, le suivi des performances et le reporting offrent une vision stratégique du recrutement. Le logiciel génère des tableaux de bord et des indicateurs clés tels que le délai moyen de recrutement, le coût par embauche, la source des candidatures, le suivi des candidatures ou encore le taux de rétention des nouveaux employés. Ces données permettent aux responsables RH d’analyser l’efficacité des actions menées, d’identifier les axes d’amélioration et d’adapter leur stratégie de recrutement aux besoins réels de l’entreprise.
Le logiciel INSER Recrutement
Depuis de nombreuses années, INSER propose un logiciel de Gestion du Recrutement parfaitement adapté aux besoins des entreprises, des collectivités et des établissements publics. Le logiciel INSER Recrutement dispose de fonctions standards innovantes, simples d’utilisation et très performantes. La solution bénéficie d’une souplesse de paramétrage, permettant de respecter les process de chacun des clients, notamment:
- Interface import des collaborateurs (du SIRH) pour la gestion des utilisateurs, des fonctions participatives (portail), des demandes de recrutement, des candidatures internes…
- Déconcentration des demandes de recrutement auprès des Managers (création de poste, remplacement de poste…)
- Création et administration du contenu des offres d’emploi
- Publication multiple des offres d’emploi validées (site internet client, portail intranet, jobboards…) de manière automatisée
- Réception des candidatures (à partir d’offres d’emploi publiées et/ou de candidatures spontanées), avec traitement OCR des cv et création automatisée des fiches candidats
- Analyse des candidatures, sélection et gestion des entretiens (jury…) avec workflows associés
- Envois automatiques des courriers (totalement paramétrables) aux candidats selon les étapes des processus des recrutements
- Analyses de l’activité recrutement via les états standards ou requêtes personnalisées