Brigitte Marion, responsable formation chez Comptage Immobilier
(ex Schlumberger), évoque son utilisation d’Inser Formation, d’Inser Centre et d’Inser Compétences.
« Notre activité principale à Comptage Immobilier est la location, l’entretien et l’installation de compteurs d’eau. Nous gérons prés de 600 salariés dans 5 sociétés en France et une filiale en Belgique. Notre métier de base est la relève de compteurs et la plomberie d’entretien. Nos agents se déplacent sur des chantiers pour assurer l’installation et la maintenance des compteurs. Le contexte économique récent nous pousse à accompagner l’évolution des compétences de nos plombiers par des solutions de formation diversifiées.
Dès 1993, nous avons créé un centre de formation interne à l’entreprise. L’objectif était de former tous les techniciens à nos produits et à nos besoins spécifiques. Par exemple, à l’utilisation du « terminal de saisie portable » (TSP), un outil informatique dont disposent tous les plombiers sur le terrain pour saisir directement les informations techniques. (renseignements sur le logement, numéro de compteur, relevés de la consommation d’eau, code état du compteur). Ces données sont transmises par modem ou réseau interne et traitées dans notre système informatique centralisé. Les plombiers doivent donc savoir utiliser le TSP ainsi que d’autres produits internes qui fonctionnent soit par « télérelevé » soit par ondes radio. Nos opérateurs doivent être très polyvalents. Ils effectuent de la pose dans des immeubles neufs, de la relève en interne ou, pour nos prestataires extérieurs, de la plomberie sur réseau interne d’immeubles. »
Le plan pour 600 salariés, cinq 24-83, et un bilan pédagogique
« En plus de cette activité de formation interne, je dois organiser 200 stages par an pour le personnel administratif sédentaire avec des organismes extérieurs partenaires.
En 1998, j’ai pris en charge un EDDF1 sur trois ans (de 1999 à 2001). Nous entrons également dans une démarche de certification Iso 9002.
Grâce à l’EDDF ; nous mettons en place des formations qualifiantes pour l’ensemble de nos plombiers, afin qu’ils assurent un service conforme aux normes qualité.
J’ai pris alors en charge la gestion du plan de formation des 600 salariés de l’entreprise, et ce dans cinq sociétés françaises et une filiale belge (dont la rédaction de cinq déclarations 24-83 et d’un seul bilan pédagogique), avec aussi la responsabilité de la gestion du centre de formation (conventions, facturations, bilan pédagogique, etc.).
Je devais trouver un outil de gestion de la formation adapté à ma situation.
A l’époque, une réflexion a été menée conjointement sur le changement de notre système informatique de gestion dans l’entreprise. De 1998 à 1999, j’ai cherché un logiciel RH qui permette à la fois de gérer le plan de formation, un financement EDDF et FSE, un centre de formation – et les compétences.
J’ai alors retenu deux prestataires, dont Inser : Son atout était de proposer ces trois applications, avec un développement sur le plan de formation et sur la gestion d’un centre de formation qui me semblait particulièrement avancé.
Inser Formation présente plusieurs avantages pour élaborer le plan de formation. Avant tout, il est très simple d’utilisation et très convivial. Il permet aussi un gain de temps dans la réalisation de la déclaration 24-83, ce qui est très important dans mon cas : au lieu d’y passer cinq jours par société, une journée et demie suffit aujourd’hui. Ensuite, je suis sûre de la fiabilité des informations que je fournis dans cette déclaration. Pour l’EDDF et le FSE, les fonctionnalités n’existaient pas en 1999, mais Inser les a ajoutées en développement spécifique. Elles existent maintenant dans la version 4 disponible. Ceci est également un gain de temps assuré. »
“Le plus : créer un état tel que l’on souhaite l’extraire”
Un accompagnement complet dans l’élaboration du plan de formation
« Plus concrètement Inser Formation m’accompagne à toutes les étapes de l’élaboration du plan de formation. Suite au recueil des besoins individuels lors des entretiens annuels, j’identifie les axes de formation à inscrire au plan. Ensuite, je saisis le plan prévisionnel. Je budgétise chaque action. J’ajoute aussi une enveloppe pour les frais de formation non encore identifiés. Ainsi, j’établis un état prévisionnel par agence. Je recense automatiquement les coûts pédagogiques, ainsi que les frais de transport et d’hébergement. Il suffit de créer une requête pour obtenir ces informations. Par ailleurs, une fois le plan validé, j’édite les données pertinentes. Je les communique aux salariés ou au comité d’entreprise. Enfin, dès le premier trimestre, je diffuse la liste des formations et le planning par agence. Les responsables organisent ainsi les départs. Ils créent de bonnes conditions d’engagement en formation. Cela reste essentiel pour assurer le bon fonctionnement du centre de formation interne.
Inser Formation me permet aussi d’envoyer automatiquement à chaque salarié un état de ses demandes et le motif (accepté ou refus) de la décision.
Enfin, l’outil m’aide à mener les évaluations à chaud et à froid. La démarche est simple. Il me propose 10 questions possibles pour évaluer la satisfaction des stagiaires ou le transfert de leurs acquis quelque temps après la formation. Il faut créer le questionnaire. Les résultats peuvent être ensuite visualisés sous plusieurs formes (une araignée, un graphe, etc.). J’ai la possibilité d’éditer des graphes par stage ou par stagiaire. Ces évaluations sont conformes aux attentes du contrôle AFAQ au niveau des formations.
Au vu des avantages qu’apporte Inser Formation au pilotage du plan de formation, l’ensemble du groupe espère s’en doter progressivement. Notre centre de formation interne accueille tous les salariés, français et belges, dans nos sessions. Lors de la facturation toutes les sociétés sont éditées systématiquement. La réglementation en la matière n’est pas la même suivant les pays. Inser est en train d’adapter ses fonctionnalités de facturation à la réglementation européenne. »
“Toutes les informations au bon moment”
Un accès instantané à l’information pour des décisions RH plus efficaces
“De toute évidence ces progiciels m’apportent un gain de temps. Mais plus encore, ces outils offrent à un instant T ; toutes les informations sur une personne. C’est très important cela permet de réduire un a priori, d’être plus objectif pour les managers lorsqu’ils doivent évaluer leurs collaborateurs et tracer leurs axes de développement. A minima, ils incitent les managers à être plus impliqués dans le recueil et la transmission d’informations relatives à la formation, et plus globalement aux RH. On peut ainsi aborder la personne de manière très différente.” Globalement, les RH créent l’outil à partir de leurs attentes. Mais il apparaît qu’il contribue, en retour, à donner aux responsables RH les moyens, les informations au bon moment, pour conduire et faire évoluer leurs projets.
Propos recueillis par Frédérique Mauriès