Toute personne physique ou morale qui exerce, à titre principal ou accessoire, l'activité de dispensateur de formation professionnelle doit, lors de sa création, déclarer son activité. Par la suite, elle doit établir chaque année un bilan pédagogique et financier retraçant son activité, appliquer des règles comptables spécifiques et respecter, dès lors qu'elle emploie des formateurs, la convention collective nationale des organismes de formation. Les organismes étrangers exerçant en France appliquent pour leur part des règles particulières.

A savoir

La déclaration d'activité a remplacé la déclaration d'existence préalablement exigée.

Qu'est ce que la déclaration d'activité ?

Tout prestataire de formation doit, dès la conclusion du premier contrat ou de la première convention de formation professionnelle, déposer auprès de la préfecture de région une déclaration d'activité. Cette déclaration est accompagnée soit de la première convention de formation professionnelle ou, à défaut, du bon de commande ou de la facture établi pour la réalisation d'actions de formation, soit du premier contrat de formation professionnelle. Elle est également accompagnée de pièces permettant l'identification. du prestataire de formation, de ses dirigeants, des titres et qualité de ses formateurs en relation avec les domaines de formation du prestataire, ainsi que de la réalité de son activité, et de sa capacité à conclure des conventions ou contrats de formation professionnelle ; la liste des pièces à produire est fixée par un arrêté du 30 septembre 2002 (JO du 8 oct.).

Cette déclaration est effectuée à l'aide des formulaire Cerfa n° 10782*02 (bulletin de déclaration d'activité d'un prestataire de formation).

Dans les 15 jours à dater de la réception de la déclaration, le préfet de région délivre au déclarant un récépissé comportant un numéro d'enregistrement. A l'exception de la première convention ou du premier contrat de formation professionnelle, le prestataire de formation doit faire figurer ce numéro d'enregistrement sur les conventions et, en l'absence de conventions, sur les bons de commandes ou factures, ou les contrats de formation professionnelle qu'il conclut, sous la forme suivante : « déclaration d'activité enregistrée sous le numéro... auprès du préfet de région de.... ».

Toute modification de l'un des éléments de la déclaration ainsi que la cessation d'activité du prestataire de formation font l'objet, dans un délai de 30 jours, d'une déclaration rectificative auprès du préfet de région destinataire de la déclaration d'activité. Celui-ci en informe le président du conseil régional.

Qu'est ce que le bilan pédagogique et financier ?

Chaque année, le dispensateur de formation retrace son activité dans un formulaire spécifique :

• formulaire CERFA n° 10443*09 : Bilan pédagogique et financier retraçant l'activité de prestataire de formation professionnelle.
• et ses annexes : Notice explicative du bilan pédagogique et financier et CERFA n° 10660*05 : Annexe au bilan pédagogique et financier - montant des reversements opérés par l'organisme de formation au titre des conventions bilatérales..
  

Transmis par la préfecture de région (service régional de contrôle), ce document doit lui être retourné, dûment rempli, avant le 30 avril de l'année suivant celle concernée par le bilan. Le bilan, le compte de résultat et l'annexe du dernier exercice clos doivent être joints par les prestataires de formation de droit privé qui ont un total de produits supérieur à 15 244 € hors taxes au titre de la formation professionnelle continue. Le bilan pédagogique et financier doit indiquer :

• les activités de formation conduites au cours de l'exercice comptable, le nombre de stagiaires accueillis, le nombre d'heures-stagiaires et d'heures de formation correspondant, en fonction de la nature, du niveau, des domaines et de la durée des formations dispensées au titre de la formation professionnelle continue ;
• la répartition des fonds reçus selon leur nature et le montant des factures émises par le prestataire ;
• les données comptables relatives aux prestations de formation professionnelle continue ;
• les produits financiers tirés du placement des fonds reçus. Sur la demande du préfet de région territorialement compétent, les prestataires sont tenus de produire la liste des prestations de formation réalisées ou à effectuer. Le cas échéant, cette liste mentionne le montant des résorptions opérées par le prestataire auprès des entreprises.
  

L'absence de bilan pédagogique et financier pendant deux années consécutives entraîne la caducité de la déclaration d'activité et donc l'impossibilité d'exercer l'activité de dispensateur de formation.

Quelles sont les règles comptables spécifiques ?

• Des documents à établir, une comptabilité distincte Le dispensateur de formation est tenu d'établir chaque année un bilan, un compte de résultat et une annexe. En cas d'activités multiples, la comptabilité doit permettre de suivre, de façon distincte, l'activité de formation professionnelle.

• Un plan comptable spécifique Les dispensateurs de droit privé à activités multiples ou à activité unique, si celle-ci représente plus de 15 244 € de chiffre d'affaires, doivent suivre leur comptabilité conformément au plan comptable adapté aux organismes de formation.
• La désignation d'un commissaire aux comptes Les dispensateurs de formation de droit privé doivent désigner un commissaire aux comptes s'ils atteignent deux des trois seuils suivants :
• trois salariés en contrat à durée indéterminée,
• 153 000 € de chiffre d'affaires hors taxe ou de ressources,
• 230 000 € au total du bilan.
  

Des règles propres aux organismes de formation de droit public existent aussi, notamment l'obligation de tenir un compte séparé de leur activité en matière de formation professionnelle continue.

• Une exonération possible de TVA Le dispensateur de formation de statut privé peut être exclu du champ de la TVA pour les activités réalisées dans le domaine de la formation professionnelle continue.

Pour ce faire, le prestataire de formation doit demander à la direction régionale du travail, de l'emploi et de la formation professionnelle (DRTEFP) d'attester qu'il exerce son activité conformément à la réglementation sur la formation professionnelle continue. L'imprimé de demande d'attestation est disponible auprès du service des impôts ou par téléchargement : Formulaire Cerfa n°10219*05 : Demande d'attestation au titre d'activités s'inscrivant dans le cadre de la formation professionnelle continue..

Qu'est ce que la « convention collective nationale des organismes de formation » ?

Les organismes de droit privé dont l'activité principale est la formation professionnelle continue doivent appliquer la convention collective nationale du 10 juin 1988 étendue par arrêté du 16 mars 1989, intégrant l'accord du 6 décembre 1999 relatif à la réduction du temps de travail (brochure n° 3249).

Cette convention collective fixe un certain nombre de règles en matière de conditions d'emploi et de travail des formateurs et du personnel administratif, et notamment des formateurs occasionnels. L'organisme de formation peut en effet faire appel, ponctuellement, à des formateurs extérieurs : soit des travailleurs indépendants (sans lien de subordination avec l'organisme et dûment déclaré), soit des salariés sous contrat à durée déterminée. Dans ce dernier cas, et si le formateur intervient moins de 30 jours par an pour l'organisme de formation, celui-ci peut calculer les cotisations de sécurité sociale dues, non pas sur le salaire réellement versé à l'intervenant occasionnel, mais sur une assiette forfaitaire. Sur cette question, on peut se reporter aux informations figurant sur le site de l'Urssaf

Quelles sont les règles particulières pour les organismes de formation étrangers exerçant en France ?

Les organismes dont le siège social se trouve à l'étranger et qui exercent leur activité en France doivent désigner un représentant domicilié sur le territoire, afin de répondre en leur nom aux obligations relatives à la réglementation sur la formation professionnelle continue.
Sont dispensés de cette obligation, les organismes de formation dont le siège social est situé dans un Etat membre de l'Union européenne ou dans un Etat partie à l'accord sur l'Espace Economique Européen et exerçant de façon occasionnelle sur le territoire français.